ניהול גיוס לקוחות חדשים: למה אתם מבזבזים שעות על תהליך שמתחיל ונגמר בוואטסאפ
עסקים קטנים מפסידים לקוחות פוטנציאליים לא בגלל שהמחיר גבוה או השירות גרוע, אלא בגלל שתהליך הגיוס עצמו מבולגן, ידני ותלוי בזיכרון של בעל העסק. מי שמתעניין היום, לא מקבל מענה מסודר. מי שמקבל מענה, לא מקבל הצעה בזמן. ומי שמקבל הצעה, לא מקבל פולואפ. התוצאה: שעות שנבלעות בוואטסאפ, אימיילים ותזכורות עצמיות, ולקוחות שהולכים למתחרה שפשוט ענה מהר יותר.
למה תהליך גיוס לקוחות ידני כואב כל כך
בעל עסק קטן ממוצע מנהל את כל שלב גיוס הלקוח בראש שלו. הפנייה נכנסת בוואטסאפ, הוא זוכר לחזור אחרי שעתיים, שולח הצעה במייל, ממתין, שולח תזכורת ידנית אחרי שלושה ימים, ואז שוכח. אם יש לו יומן עמוס, כל השרשרת הזו מתפרקת.
הבעיה היא לא חוסר מקצועיות. הבעיה היא שהתהליך כולו מסתמך על זמן ותשומת לב שאין לבעל העסק.
יועצת פיננסית עם שלושה ילדים ולקוחות בכל שעות היום לא יכולה לעצור כל פעם שמישהו שולח "שלום, כמה עולה ייעוץ?" ולנהל שיחת מכירה מלאה מהאפס.
איפה בדיוק נבלעות השעות
שלב 1: קבלת הפנייה
פנייה נכנסת מהאתר, מהרשתות החברתיות, מוואטסאפ, מהמלצה. כל ערוץ מגיע למקום אחר. אין מקום אחד שמרכז את כולם. בעל העסק בודק ארבעה מסכים כדי לוודא שלא פספס אף אחד.
שלב 2: תיאום שיחת היכרות
ברגע שיש פנייה, מתחיל הפינג-פונג. "מתי נוח לך?" "אני פנוי ברביעי בין שתיים לארבע." "אני לא יכול ברביעי, מה עם חמישי?" חילופי הודעות שיכולים להימשך יומיים, לפני שנקבעת שיחה של 20 דקות.
שלב 3: הכנה לשיחה
אם לא אספתם מידע מוקדם מהמתעניין, אתם נכנסים לשיחה עיוורים. חמש הדקות הראשונות הולכות על "ספר לי קצת על העסק שלך" כשהיה אפשר לדעת את זה מראש.
שלב 4: שליחת הצעה ומעקב
שלחתם הצעה. עכשיו מה? מחכים? אחרי כמה ימים שולחים תזכורת ידנית? ואם לא ענו לתזכורת, שולחים שוב? רוב בעלי העסקים פשוט מוותרים אחרי פולואפ אחד, ומפסידים עסקאות שהיו יכולות להיסגר.
מה קורה בפועל לעסקים שלא מסדרים את זה
נניח שיועץ עסקי מקבל 15 פניות בחודש. אם תהליך הגיוס שלו ידני, הוא מבזבז בממוצע 45 דקות על כל פנייה, עוד לפני שהיא הפכה ללקוח. זה יותר מ-11 שעות בחודש, רק על ניהול תהליך הגיוס. שעות שיכלו ללכת לעבודה אמיתית, ללקוחות קיימים, או למנוחה.
ומה עם הפניות שנפלו בין הכיסאות? אם רק שתיים מתוך 15 פניות לא קיבלו מענה בזמן, ורק אחת מהן הייתה הופכת ללקוח, זה הכנסה שנעלמת בכל חודש, חודש אחרי חודש.
איך תהליך גיוס מסודר נראה בפועל
עסקים שמסדרים את תהליך הגיוס שלהם לא עובדים קשה יותר. הם פשוט מפסיקים לנהל את הכל בראש.
כל הפניות מגיעות למקום אחד
בין אם הפנייה הגיעה מטופס באתר, מהאינסטגרם, מהמלצה של לקוח קיים, או מוואטסאפ, היא נכנסת למקום אחד שניתן לעקוב אחריו. אין יותר "חיפוש בוואטסאפ מי שאל אותי שאלה לפני שבוע".
מענה ראשוני יוצא תוך דקות, לא שעות
מתעניין שממלא טופס באתר מקבל מייל או הודעה אוטומטית תוך דקות. לא תשובה גנרית, אלא תשובה שמרגישה אישית, כוללת קישור לקביעת שיחה ביומן, ומכינה אותו לשלב הבא. בעל העסק לא צריך לעשות כלום. זה קורה לבד.
שיחת ההיכרות נקבעת בלי פינג-פונג
המתעניין בוחר זמן שמתאים לו מתוך חלונות זמן שהגדיר בעל העסק מראש. אין חילופי הודעות. אין "מה עם שלישי?" הפגישה נקבעת, שני הצדדים מקבלים אישור, ותזכורת אוטומטית יוצאת יום לפני.
לפני השיחה, המתעניין ממלא שאלון קצר
בעל העסק נכנס לשיחה עם מידע: מה העסק, מה הכאב, מה כבר ניסו. השיחה מתחילה מהאמצע, לא מהאפס. חמש דקות של "ספר לי" הופכות לשיחה ממוקדת שמגיעה לתוצאות מהר יותר.
אחרי השיחה, פולואפ יוצא לבד
שלחתם הצעה. המערכת יודעת. אחרי יומיים, אם לא הגיעה תשובה, יוצאת הודעת מעקב. אחרי ארבעה ימים נוספים, יוצאת הודעה שנייה. אחרי שבוע, הפנייה מסומנת לבדיקה ידנית. בעל העסק לא צריך לזכור כלום. התהליך רץ לבד.
מי זה מתאים לו במיוחד
- יועצי משכנתאות שמקבלים עשרות פניות בחודש ולא יכולים לנהל כל אחת ידנית.
- מאמנים עסקיים שרוצים שהמתעניין יגיע לשיחה מוכן, לא עם "אז מה אתה עושה בדיוק?"
- יועצים פיננסיים שמפסידים לידים כי הם עסוקים עם לקוחות קיימים כשהפנייה נכנסת.
- עורכי דין שרוצים לסנן פניות לא רלוונטיות לפני שמשקיעים זמן בשיחה.
- יוצרי קורסים שמוכרים לכמה עשרות אנשים בחודש ורוצים שכל אחד יעבור תהליך גיוס מסודר.
השאלה שכדאי לשאול את עצמכם
כמה פניות קיבלתם בשלושת החודשים האחרונים? כמה מהן הפכו ללקוחות? ואם לא הפכו, האם אתם יודעים למה?
ברוב המקרים, התשובה היא לא שהמחיר היה גבוה מדי. התשובה היא שהתהליך לא היה חלק מספיק. המתעניין לא קיבל מענה מהיר. השיחה לא נקבעה בקלות. ההצעה לא הגיעה בזמן. הפולואפ לא יצא כלל.
כל אחד מהדברים האלה הוא נקב קטן בדלי. ביחד, הם מרוקנים אותו.
מה עושים עם זה עכשיו
לא צריך להחליף את כל תהליך המכירה שלכם. צריך למפות אותו, לזהות איפה הנקבים, ולסגור אותם אחד אחד.
- רשמו על דף את כל שלבי הגיוס שלכם, מרגע הפנייה ועד חתימת החוזה.
- סמנו כל שלב שתלוי בזיכרון שלכם או בפעולה ידנית שלכם.
- שאלו לכל שלב: מה קורה אם אני עסוק ולא עושה את זה בזמן?
התשובות יגידו לכם בדיוק איפה כדאי להתחיל.
אם אתם רוצים לעשות את זה עם מישהו שעשה את זה כבר לעסרות עסקים דומים לשלכם, מוזמנים לקבוע שיחת ייעוץ חינם עם ענת. לא מכירה, לא מצגת. שיחה שבה מסתכלים ביחד על התהליך שלכם ומבינים מה שווה לתקן קודם.
שאלות ותשובות
כמה זמן לוקח לבנות תהליך גיוס לקוחות אוטומטי לעסק קטן?
תהליך גיוס בסיסי, שכולל מענה ראשוני אוטומטי, קביעת פגישה ביומן ופולואפ אחרי הצעת מחיר, ניתן לבנות ולהפעיל תוך ימים ספורים. זה לא פרויקט של חודשים. זה תהליך ממוקד שמתחיל לחסוך שעות כבר בשבוע הראשון.
האם תהליך אוטומטי לא מרגיש קר ולא אישי ללקוחות?
ההיפך הוא הנכון. מתעניין שמקבל מענה תוך דקות, שיחה מסודרת ופולואפ בזמן מרגיש שמקצועיים ודואגים לו. מתעניין שמחכה יומיים לתשובה ידנית מרגיש שהוא לא חשוב. האוטומציה לא מחליפה את הקשר האנושי, היא מבטיחה שהוא קורה בזמן.
מה ההבדל בין ניהול פניות נכנסות לניהול גיוס לקוחות?
ניהול פניות נכנסות עוסק במענה לפנייה הראשונה. ניהול גיוס לקוחות הוא התהליך המלא, מהפנייה הראשונה ועד החתימה על חוזה. הוא כולל תיאום שיחה, הכנה מוקדמת, שליחת הצעה ומעקב. עסקים שמסדרים רק את המענה הראשוני ומשאירים את שאר השלבים ידניים ממשיכים לאבד לקוחות באמצע הדרך.
מאמרים מומלצים
רוצים שנבנה לכם את זה?
השאירו פרטים ונחזור אליכם עם הצעה מותאמת לעסק שלכם